Wystawiamy fakturę VAT

Opis niezbędnych elementów faktury, przykładowe wypełnienie, wzór faktury VAT
 

Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Stanowi ona dla nabywcy podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego

Zgodnie z art. 32, ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług do wystawiania faktur VAT są zobowiązani zarejestrowani płatnicy tego podatku. Obowiązku wystawiania faktury VAT podatnicy ci nie mają w wypadku świadczenia usług (w tym również w zakresie handlu i gastronomii) osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej - wystawiają ją jednak na żądanie tych osób.

Fakturę wystawiamy nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymaliśmy całość lub część należności (przedpłata, zaliczka, zadatek, rata) - wystawiamy fakturę również nie później niż siódmego dnia od dnia wpłynięcia na nasz rachunek bankowy całości lub części zapłaty.

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;  
2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;   
3. numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";   
4. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;   
5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;   
6. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;   
7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);   
8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);  
9. stawki podatku;   
10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;   
11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;   
12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
13.  czytelny podpis lub podpis i imię i nazwisko osoby uprawnionej do wystawienia faktury - zgodnie z  rozporządzeniem ministra finansów z 28 marca 2011 r. - patrz Dz.U. nr 68, poz. 360 - podpisy nie są wymagane

Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".
Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Jeśli posługujemy się cenami brutto - to kwotę podatku  obliczamy według następującego wzoru:

                           WB x SP
                   KP  = --------------
                          100 + SP

gdzie:
KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatku
WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatku,
SP - oznacza stawkę podatku;

NIP - numer identyfikacji podatkowej - dziesięciocyfrowy identyfikator podatkowy. Nadanie NIP następuje w drodze decyzji wydanej przez urząd skarbowy.
Formalności związane z NIP-em trzeba przeprowadzić zawsze. Osoby, które numer identyfikacji podatkowej już mają, w związku z rozpoczęciem działalności gospodarczej muszą złożyć zgłoszenie aktualizacyjne. Jeżeli NIP-u nie ma, konieczne będzie złożenie zgłoszenia rejestracyjnego.
W przypadku gdy działalność gospodarcza będzie prowadzona w formie indywidualnej, posiadany już przez podatnika NIP nie zmieni się i stanie się również NIP-em właściwym dla działalności. Jeżeli jednak działalność ma być prowadzona w formie spółki (również spółki cywilnej), spółka ta musi uzyskać odrębny NIP - nie ma możliwości, aby posługiwała się numerem jednego ze wspólników.

PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług)

Posługiwanie się PKWiU jest nieodzowne przy prowadzeniu sprzedaży, a szczególnie towarów i usług o obniżonej stawce VAT). 1)
Do dnia 31 grudnia 2010 r. stosowana była Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU) wprowadzona rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 1997r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. Nr 42, poz. 264, z późn. zm.).
Obowiązująca od 1.01.2011 r. Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU 2008) została wprowadzona Rozporządzeniem Rady Ministrów z 29.10.2008 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU).

Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU 2008) jest klasyfikacją produktów pochodzenia krajowego oraz z importu, przy czym:
-  pod pojęciem produktów rozumie się wyroby i usługi:
- pod pojęciem wyrobów rozumie się surowce, półfabrykaty, wyroby finalne oraz zespoły i części tych wyrobów - o ile występują w obrocie,
- pod pojęciem usług rozumie się:
  = wszelkie czynności świadczone na rzecz jednostek gospodarczych prowadzących działalność o charakterze produkcyjnym, tzn. usługi dla celów produkcji nietworzące bezpośrednio nowych dóbr materialnych,
 = wszelkie czynności świadczone na rzecz jednostek gospodarki narodowej oraz na rzecz ludności, przeznaczone dla celów konsumpcji indywidualnej, zbiorowej i ogólnospołecznej.

PKWiU (2008):

• USŁUGI HOTELARSKIE I PODOBNE USŁUGI ZWIĄZANE Z ZAKWATEROWANIEM - 55.10
• USŁUGI RESTAURACJI I POZOSTAŁYCH PLACÓWEK GASTRONOMICZNYCH -  56.10
  Klasa ta obejmuje:
  usługi przygotowywania i podawania posiłków gościom siedzącym przy stołach lub gościom dokonującym własnego wyboru potraw z wystawionego menu, bez względu na to czy spożywają oni przygotowywane posiłki na miejscu, biorą je na wynos czy są im dostarczane w miejsce przez nich wyznaczone.

Stawki podatku VAT dla podstawowych usług hotelowych

23% - stawka podstawowa, stosowana w razie braku stawki preferencyjnej albo zwolnienia (stawki zwolnionej);
8% - stawka preferencyjna VAT - podlegające jej towary i usługi wymieniono głównie w załączniku nr 3 do ustawy o VAT;
Dla usług gastronomicznych preferencyjna 8% stawka wynika z § 7 ust. 1 i poz. 7 załącznika nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 73 poz. 392)

8 % vat :

• usługi związane z zakwaterowaniem

• usługi związane z wyżywieniem (PKWiU ex 56), z wyłączeniem sprzedaży:
  1) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%,
  2) napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%,
  3) kawy i herbaty (wraz z dodatkami),
  4) napojów bezalkoholowych gazowanych,
  5) wód mineralnych,
  6) innych towarów w stanie nieprzetworzonym opodatkowanych stawką, o której mowa w art. 41 ust. 1 ustawy

Rachunek bankowy

Istnieją dwa standardy oznaczania rachunków bankowych: NRB oraz IBAN.
NRB (Numer Rachunku Bankowego) - to format stosowany w obrocie krajowym.
IBAN (International Bank Account Number) - to format stosowany w obrocie międzynarodowym.

W obrocie krajowym (złotowym i walutowym) obowiązuje standard numeru rachunku bankowego (NRB).
Standard rachunku bankowego dla wszystkich jednostek banków mających siedzibę w Polsce stosowany w obrocie krajowym ma następującą postać:

cc aaaa aaaa bbbb bbbb bbbb bbbb - na dokumentach papierowych
ccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb - postać elektroniczna

gdzie:
cc - dwucyfrowa liczba kontrolna (wyliczana na podstawie pozostałej części nr rachunku)
aaaa aaaa - ośmiocyfrowy nr rozliczeniowy oddziału banku
bbbb bbbb bbbb bbbb - szesnastocyfrowy numer rachunku Klienta

Oznacza to, że dla wszystkich banków NRB:
- ma długość 26 znaków;
- nie zawiera liter;
- na dokumentach papierowych dla klientów jest w odpowiednich miejscach podzielony spacjami;
- w postaci elektronicznej jest wprowadzany bez spacji.

Warunkiem przyjęcia zlecenia wykonania transakcji międzynarodowych przez bank jest określenie przez zleceniodawcę kodu BIC/SWIFT banku beneficjenta oraz pełnego numeru rachunku bankowego beneficjenta w strukturze IBAN (International Bank Account Number). Kod BIC/SWIFT jest ośmio lub jedenasto znakowym identyfikatorem banku.

Standard rachunku bankowego IBAN dla jednostek banków mających siedzibę w Polsce stosowany w obrocie zagranicznym ma postać numeru NRB, przy czym na początku dodano identyfikator Polski, tzn. 'PL':

PLcc aaaa aaaa bbbb bbbb bbbb bbbb - na dokumentach papierowych
PLccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb - postać elektroniczna

IBAN stosowany jest wyłącznie dla przelewów zagranicznych (w obrocie krajowym stosowany jest NRB).

Na przykładzie wypełniamy kolejne pozycje faktury

Faktury VAT można wypisywać na wszelkie możliwe sposoby. Może to być formularz kupiony w sklepie akcydensowym wypełniany ręcznie, możemy ją drukować ze zwykłego - nawet najprostszego - edytora tekstów lub profesjonalnego programu do wystawiania faktur.

1. Sprzedawca, czyli nasz hotel. Podajemy pełną nazwę firmy (Hotel Europejski Sp. z o.o.), dokładny adres wraz z  kodem (00-950 Warszawa, ul. Piękna 14), NIP (778-110-24-56), nr rachunku bankowego (12 1060 0076 0001 4909 4789 4311)

2. Nabywca, czyli nasz gość. Podajemy pełną nazwę firmy (Partner Hotelarza Sp. z o.o.), dokładny adres wraz z kodem (02-789 Warszawa, ul. Nowoursynowska 161 lok.30), NIP (951-110-25-65)

3. Miejscowość - tu wpisujemy miejscowość w której znajduje się hotel, czyli w naszym przypadku Warszawa.

4. Miesiąc, rok sprzedaży - w naszym przypadku luty 2012 r. Data sprzedaży w większości przypadków powinna być taka sama jak data wystawienia faktury.

5. Data wystawienia - fakturę wystawiamy z reguły w dniu wyjazdu gościa, stąd tu wpisujemy 19.02.2012 r.

6. Nr faktury VAT - przy nadawaniu numeracji faktur stosowane są różne warianty, można numerować  kolejno faktury od początku do końca roku (np. 01/2012 do 1055/2012), można numerować faktury w każdym miesiącu od pozycji 1 - tylko wtedy musimy numer przełamać przez miesiąc (np. 10/02/2012).
Ważne: dwie różne faktury VAT o tym samym numerze to prosta droga do uznania nas za przestępcę skarbowego. Dziura w numeracji (zgubiona faktura) przyniesie ten sam skutek. Faktury muszą iść dokładnie zgodnie z numeracją, na dokładkę data ich wystawienia musi zgadzać się z kolejnością numerów. Nie możemy wystawić faktury o numerze 10 szóstego lutego a dziesiątego lutego faktury o numerze 8.

7. Oryginał/Kopia - wszystkie programy komputerowe drukują od razu na fakturze Oryginał/Kopia. Oryginał przekazujemy gościowi i skreślamy wyraz Kopia, a zatrzymujemy dla hotelu drugi egzemplarz na którym skreślamy Oryginał.

8. Opis usług, z których skorzystał gość; wpisujemy PKWiU, ceny; wyliczamy ceny netto i podatek vat.

(Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.)

Zakładamy: w naszym hotelu  pokój DBL kosztuje 300 zł; w cenę jest wliczony: podatek vat, pobyt 2 godzinny na basenie; śniadanie płatne dodatkowo - 25 zł; parking 1 doba - 18 zł. Gość przebywał u nas 1 dobę; przyjechał 18.02.2012 r. a wyjechał 19.02.2012, skorzystał z parkingu i zjadł śniadanie.

Dysponujemy zatem takimi danymi związanymi z pobytem gościa:

1. 1 nocleg z 18/19.02.2012 w pokoju DBL, cena brutto 300 zł,

2. śniadanie 19.02.2012, cena brutto 25 zł

3. parking z 18/19.02.2012, 1 doba, cena brutto 18 zł 

Ad. 1: nocleg (PKWiU - 55.10, stawka podatku VAT - 8 %)

Wyliczamy wysokość podatku VAT wg wzoru

Wartość netto naszej usługi to: 300 zł - 22,22 zł = 277,78 zł

(Na fakturze z reguły hotele wpisują w pozycji "j.m." - "doba" a w pozycji ilość wpisują  liczbę noclegów. Natomiast w pozycji "nazwa usługi" wpisują "nocleg" lub "zakwaterowanie" a na życzenie gościa uzupełniają wpis o termin pobytu.)

Ad. 2:  śniadanie (PKWiU - 56.10, stawka podatku VAT - 8 %)

Wartość netto naszej usługi to: 25 zł - 1,85 zł = 23,15 zł

Ad. 3: parking (stawka podatku VAT - 23 %; zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów nie jest wymagany symbol PKWiU na fakturze przy usługach i towarach opodatkowanych podstawową stawką VAT czyli 23 %)

Wartość netto naszej usługi parkingowej to: 18 zł - 3,37 zł = 14,63 zł

9. Podsumowanie usług

10. Kwotę do zapłaty wpisujemy cyframi i ponadto obowiązkowo wpisujemy ją także słownie.

11. Forma płatności - (gotówka/przelew) zależy od przyjętych w hotelu zasad

12. Termin płatności - jeśli gość zapłacił gotówką to wpisujemy tą samą datę co data wystawienia; jeśli płatność jest dokonywana przelewem to wpisujemy dokładną datę, do której gość ma uiścić wpłatę.
Ważne: najistotniejsza na fakturze jest informacja, czy kwota została zapłacona czy też nie. Jeżeli na fakturze znajdzie się zapis "zapłacono przelewem" lub "zapłacono gotówką" (zwróć uwagę na czas przeszły), w żadnym sądzie nie wywalczymy nakazu zapłaty tej faktury.

13. Podpis wystawcy, czyli hotelu. Jak każde pismo także faktura musi być podpisana. Osoba uprawniona z ramienia hotelu składa na fakturze czytelny podpis lub podpis oraz imię i nazwisko.

Jeśli na fakturze program do wystawiania faktur automatycznie wstawił nasze imię i nazwisko to możemy złożyć na niej tylko nasz podpis, nie musimy się podpisać czytelnie, natomiast, jeśli program nie wstawił naszego imienia i nazwiska bezwzględnie musimy się na niej podpisać czytelnie.

14. Podpis nabywcy, czyli naszego gościa - nie jest konieczny. Z praktyki jednak wiemy, że faktury z terminem płatności powinny być podpisane przez kupującego. W ten sposób od razu mamy dowód, że nabywca skorzystał z naszych usług i musi za nie zapłacić. Będzie łatwiej udowodnić swoje roszczenia w sądzie. Podpis nabywcy powinien być czytelny - tak jak i sprzedawcy.
Na fakturach gotówkowych możemy sobie podpis nabywcy darować, choć się niekiedy przydaje. Na przykład, w  przypadku kontroli - faktura z podpisem daje nam gwarancję bezpieczeństwa; mamy podpis gościa, więc mamy potwierdzenie realizacji usługi i kwot na fakturze.

wzór faktury - plik pdf

wzór faktury z pozycjami ułatwiającymi dokonanie przelewów zagranicznych -  plik pdf

* * *

1) " ...Jak czytamy w Gazecie Prawnej, od 1 grudnia 2008 r. nie trzeba na fakturze podawać symbolu PKWiU albo odpowiedniego przepisu przy sprzedaży w obniżonych stawkach VAT.

Od 1 grudnia 2008 r. weszła w życie obszerna nowelizacja ustawy o VAT (Dz.U. 2008 nr 209 poz. 1320). Dodatkowo zaczęły obowiązywać nowe rozporządzenia wykonawcze. Są to m.in. rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1336), które zastąpiło rozporządzenie o tej samej nazwie z 27 kwietnia 2004 r. Drugim ważnym dla podatników aktem wykonawczym do ustawy o VAT jest rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337), które zastąpiło rozporządzenie o podobnie długim tytule z 25 maja 2005 r.

- Od 1 grudnia 2008 r. nie trzeba na fakturze podawać symbolu PKWiU albo odpowiedniego przepisu, w przypadku gdy do towaru lub usługi ma zastosowanie obniżona stawka VAT. Konieczność taka istnieje wyłącznie wówczas, gdy dostarczane towary lub świadczone usługi są zwolnione z VAT, a ustawa lub rozporządzenie na taki symbol wskazują - wylicza Tomasz Siennicki.

Dodaje, że zamiast symbolu PKWiU można także wskazać przepis ustawy lub rozporządzenia, stanowiącego podstawę do zwolnienia, albo przepis Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

- W przypadku faktur wystawianych w związku z zastosowaniem procedury marży zamiast oznaczenia faktury jako FAKTURA VAT MARŻA można stosować odesłanie do przepisów art. 119 lub 120 ustawy o VAT, albo art. 306 lub 313 Dyrektywy 112 - podpowiada ekspert z Kancelarii Ożóg i Wspólnicy. ..."

źródło: http://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/98826,w_fakturze_trzeba_podawac_nowe_dane.html

[hotelarze.pl - redakcja 24.02.2007, aktualizacja: 15.01.2008, 10.12.2008; 02.02.2012]

Copyright © 2000-2008 Hotelarze.pl | Dodaj do Ulubionych | Redakcja | e-mail: redakcja@hotelarze.pl