Hotelarstwo naukowo

czyli jak pomóc przyszłym hotelarzom zdać praktyczny egzamin
z przygotowania zawodowego

Sylwia Oparka

Mam przyjemność przedstawić Państwu kolejną propozycję zadania praktycznego dla zawodu technik hotelarstwa. Proszę o uwagi, zapytania i ewentualne rozwiązania.  Zadanie oparte jest na wymogach przedstawionych przez Centralną Komisję Egzaminacyjną z Warszawy i ułożone wedle zalecanej przez nich struktury. Wierzę, że pomoże, zarówno Państwu jak i Państwa uczniom, lepiej się przygotować do zbliżającego się egzaminu. 

Prosimy ewentualne uwagi i zapytania kierować pod adres SylwiaOparka@hotelarze.pl.

 

Polecenie do zadania 3

Hotel 3* „Marzenie” w Polanicy Zdroju dostał zamówienie na zarezerwowanie miejsc dla biura podróży z Litwy (zgodnie z zamówieniem - Załącznik nr 1).Termin pobytu rozpoczynał się 23.12 a kończył 30.12.2005 r. W wyznaczonym terminie goście przebywali w hotelu oraz korzystali z usług zgodnie z zamówieniem - załącznik nr 1. W dniu przyjazdu gości okazało się, że dwóch z nich potrzebuje schować do sejfu w recepcji przedmioty wartościowe:
1. Pan Milan Saranowski
2. Pan Stiepan Duszyńko

oraz że wszyscy uczestnicy imprezy skorzystali jeszcze (każdy gość po jeden raz) z jacuzzi i basenu.

Zaproponuj taką kalkulację za noclegi, aby zmieścić się w zaproponowanej przez biuro podróży cenie. Wykorzystaj do sporządzenia całościowej kalkulacji kosztów imprezy (czyli do sporządzenia faktury Proforma) załącznik nr 10 i 15. Prześlij ją razem z potwierdzeniem rezerwacji oraz z propozycją programu konferencji (do której ułożenia wykorzystaj załączniki nr 8, 9 i 12)

(Z reguły przyjazdy grupowe są poprzedzone zawarciem umowy oraz dopełnieniem wszelkich formalności gwarantujących bezpieczeństwo transakcji zarówno dla obiektu jak i biura zlecającego grupę. W związku z tym, iż z tym biurem podróży nie mamy podpisanej żadnej umowy o współpracy, a tą ofertę traktujemy jako jednorazową - za pobyt grupy w hotelu z góry pobieramy od biura podróży 100 % wartości całej usługi. Finalną fakturę, która obejmuje ostateczne rozliczenie zawierające ewentualne zamówienia składane na miejscu w hotelu, wystawiamy w dniu wyjazdu grupy. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat zaliczek, zadatków z tytułu płatności zapraszamy do artykułu Jacka Piasty >>)

Projekt realizacji / zgodnie z postanowieniem CKE w Warszawie/ powinien zawierać:

1. Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą gości zagranicznych
2. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia,
3. Propozycję procedury zameldowania i wymeldowania gości zagranicznych,
4. Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem pobytu gości zagranicznych oraz ze sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług.

Do opracowania projektu realizacji prac wykorzystaj:

• Zamówienie na usługi hotelowe złożone przez gości zagranicznych - Załącznik 1.
• Ofertę hotelu „Marzenie” - Załącznik 2.
• Grafik – stan obłożenia hotelu - Załącznik 3.
• Wzór Karty Rezerwacyjnej - Załącznik 4.
• Księga Meldunkowa - Załącznik 5.
• Wzór Karty Meldunkowej - Załącznik 6.
• Wzór karty Kontrolnej Skrytki Sejfowej - Załącznik 7.
• Rodzaje sal konferencyjnych w hotelu „ Marzenie” - Załącznik 8.
• Grafik zajętości sal konferencyjnych - Załącznik 9.
• Zlecenie realizacji imprezy - Załącznik 10.
• Lista uczestników imprezy - Załącznik 11.
• Wzór dokumentu zawierającego program konferencji - Załącznik 12.
• Wzór Kwitu Parkingowego - Załącznik 13.
• Wzór Faktury VAT - Załącznik 14.
• Wzór Faktury Proforma - Załącznik 15.

Załącznik nr 1

Zamówienie na usługi hotelowe złożone przez gości zagranicznych

Wersja w języku angielskim:

Dear colleagues,

We are tour operator "Topturas" from Lithuania.
We are looking for accommodation for our group for period 23. 12 – 30. 12 .2005
We have 2 groups ( 50 persons each) both need about 25 DBL rooms, can you accommodate 1 or both 2 groups? We need your offer for our stay but we need also guarded parking for every day of our stay except the 23 rd of December (registration number bus LT AN 299).
We will need one board room for 3 days – 27, 28 (best time 9 - 12) and 29. 12 (best time 14 -18) with tea and coffee service for 50 people. We would like also following medical services: 2 massages of whole body for all persons. We need also rooms for 2 people: 1 driver and 1 driver – courier for free.
Please send me booking confirmation as soon as possible on our e-mail address.
My company “Topturas” will cover all of the expenses via bank account transfer in advance, so please attach you bank account data SWIFT code and IABN number.
We looking for price - about 23 EUR per person on BB basis.


Best regards,
Senior manager
Renaldas Rupeika
e-mail: topturas@tour.com.lt

Wersja w języku niemieckim:

Wir sind das Reisebüro "Eden" aus Deutschland und wir suchen Übernachtung für unsere Gruppe von 23.12.2006 bis 30.12.2006. Wir haben 2 Gruppe (50 Personen jede) und wir brauchen 25 Doppelzimmer. Haben Sie Möglichkeit beide oder nur eine gruppe übernachten? Wir brauchen Ihre Angebot für unsere Aufenthalt und wir brauchen noch bewachtet Parktplatz für jeder Tag ausser 23.12.2006 (Autonummer DE RE1234).
Wir wollen auch eine Beratungssaal fur 3 Tage-27; 28 (am besten von 9 bis 12 Uhr) und 29 (am besten von 14 bis 18 Uhr) mit Kaffee und Tee für 50 Personen. Wir möchten noch 2 Körpermassage für jede Person. Wir brauchen noch 2 Zimmer für Fahrer und Reiseleiter gratis.
Senden Sie mir bitte Buchungsbestätigung so schnell wie möglich auf unsere e-mail Adresse. Meine Reisebüro vorauszahlt für alles mit Transfer also senden Sie noch SWIFT und IBAN Nummer. Wir suchen der Preis etwa 23 Euro pro Person für BB standard.
Schone Grüsse
Brunchilda Stein
e-mail: toptur@tour.de

Załącznik nr 2

Oferta hotelu „Marzenie”

Hotel "MARZENIE" ***
ul. Słoneczna 1, 57-300 Polanica Zdrój
tel. +48 74/ 54 422 20-21, fax +48 74/ 54 422 05
hotel@marzenie.info.pl
NIP 891-250-33-01


Hotel „Marzenie” położony jest w centrum Polanicy Zdroju, 200 metrów od Parku Zdrojowego. Zaprasza swoich gości przez cały rok, oferując znakomitą kuchnię i wysoki standard świadczonych usług.
Do dyspozycji gości : apartamenty, pokoje 1-osobowe, 2-osobowe, 3-osobowe z dostawką, wszystkie posiadają łazienkę, radio, TV sat, telefon i lodówkę.
Na miejscu są 3 sale konferencyjne (mieszczące od 25 do 120 osób) wyposażone w profesjonalny sprzęt audiowizualny, centrum odnowy biologicznej, restauracja, cukiernia oraz letnia kawiarnia.
Hotel dostosowany jest do przyjmowania osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich.
Honorujemy karty płatnicze: VISA- Elektron, VISA, MasterCard.
Istnieje możliwość negocjacji cen przy przyjazdach grupowych.

Doba hotelowa rozpoczyna się i kończy o godzinie 12.00.

Cennik usług hotelu :
Noclegi ze śniadaniem

Dla celów zadania przyjmujemy, że 1 Euro (skup i sprzedaż)= 4 zł
swift code: BPKOPLPW
IBAN: PL 15 1020 1156 1914 0176 0021 10111
Dopłata za obiad - 25 PLN, kolację - 15 PLN.
Parking zlokalizowany jest 200 m od hotelu.
Parking - 1 doba:
  1. sam.osobowy - 12 PLN
  2. autobus -  18 PLN.

Usługi dodatkowe:
1. Masaż całkowity - 80 PLN
2. Masaż częściowy - 18 PLN
3. Masaż kręgosłupa - 25 PLN
4. Jacuzzi - 24 PLN
5. Basen ( 25 x 12,5 ) - dla gości hotelowych bezpłatny
 

Załącznik nr 3

Grafik rezerwacji - grudzień 2005 r.

Legenda:
X - zajęty
R - rezerwacja

Załącznik nr 4

Wzór Karty Rezerwacyjnej

Załącznik nr 5

Księga Meldunkowa (wystarczy wypełnić na potrzeby zadania tylko dla 2 osób)

Załącznik nr 6

Karta meldunkowa (wystarczy wypełnić na potrzeby zadania tylko dla jednej osoby)

Załącznik nr 7

Wzór Karty Kontrolnej Skrytki Sejfowej

Załącznik nr 8

Rodzaje sal konferencyjnych hotelu "Marzenie"

Cena sali na parterze wynosi 500 zł/dzień. Cena sali na I i II piętrze wynosi 400 zł/dzień.

Ceny sal obejmują następujące wyposażenie:

W ramach przerwy kawowej proponujemy (do wyboru) II zestawy:

Cena każdego zestawu jest liczona dla jednej osoby.

Załącznik Nr 9

Grafik zajętości sal konferencyjnych

X - zajęte
A - w godz. od.9.00 do 13.00
B -  w godz. od 14.00 do 18.00
 

Załącznik Nr 10

Zlecenie realizacji imprezy

Załącznik Nr 11

Lista uczestników imprezy (skrócona dla potrzeb zadania)

Załącznik Nr 12

Wzór dokumentu zawierającego program konferencji

Załącznik Nr 13

Wzór kwitu parkingowego

Załącznik Nr 14

Wzór faktury

Załącznik Nr 15

Wzór Faktury Proforma

Rozwiązanie zadania praktycznego

Sylwia Oparka

I. Tytuł pracy

Projekt realizacji prac związanych z kompleksową obsługą gości zagranicznych biura podróży "Topturas" z Litwy w hotelu "Marzenie" w Polanicy Zdroju.

Wykonanie:

Sporządzenie dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia, rozliczeniem gości zagranicznych oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia.  

II. Założenia czyli dane niezbędne do rozwiązania zadania wynikające z treści zadania i dokumentacji

1. Dane zamawiającego usługę

Biuro Podróży "Topturas"
Renaldas Rupeika Pylimo street 20 – 18 LT-01118 Vilnius Lithuania

2. Dane przyjmującego usługę

Hotel*** "Marzenie" ul. Słoneczna 1 57-300 Polanica Zdrój
Konto bankowe: 15 1020 1156 1914 0176 0021 10111
swift code: BPKOPLPW
IBAN: PL 15 1020 1156 1914 0176 0021 10111
Telefon:  +48 74/ 54 422 20-21, fax +48 74/ 54 422 05
e-mail: hotel@marzenie.info.pl
NIP: 891-250-33-01

3. Oferta hotelu Marzenie - załącznik nr 2

4. Dane identyfikacyjne gości hotelowych:
Lista uczestników – załącznik nr 11

4. Pokoje dwuosobowe dla 50 osób w terminie 23 grudnia do 30 grudnia 2005 r. dla Biura Podróży "Topturas" - 23 pokoje DBL, 4 pokoje SGL i 2 SGL bezpłatne (dla kierowcy i pilota)

5. Termin pobytu: 23.12.-30.12.2005 r. dla Biura Podróży "Topturas" (7 dób)

6. Noclegi dwuosobowe dla 50 osób - 23 pokoje DBL, 4 pokoje SGL i 2 pokoje  SGL bezpłatne (dla kierowcy i pilota)

7. Usługi:

• Parking strzeżony od 23.12 do 30.12.2005 r.
• Masaże na całe ciało dla 50 osób x 2
• Jaccuzi dla 50 osób
• Sejf na recepcji, w którym zdeponowano przedmioty wartościowe
• Wynajem sali konferencyjnej przez trzy dni od 27.12 do 29.12 dla 50 osób z podstawowym serwisem - kawa i herbata

8. Wyszczególnienie cen za poszczególne usługi:

• Noclegi 7 dób x 23 EUR = na dzień wystawienia faktury 1 EUR wynosiło 4 zł i taki kurs przyjmujemy do przeliczeń czyli 7 dób x 92 zł = 644 zł x 50 osób = 32.200 zł
• Parking strzeżony 7 dób x 18 zł = 126 zł
• Wynajem sali konferencyjnej 3 dni x 250 zł = 750 zł - sala Zdrowisko pierwszego dnia rano jest zajęta, proponujemy więc przeniesienie szkolenia na godziny popołudniowe i z taką propozycją przygotowujemy kalkulację.
• II zestaw na przerwę kawową 50 osób x 3 zł x 3 dni =450 zł
• Masaż na całe ciało 50 osób x 2 x 80 zł = 8.000 zł
• Jaccuzi 50 osób x 24 zł = 1.200 zł
• Opłata klimatyczna 52 x 1.50 zł = 78 zł
• Sejf na recepcji należy do usług uzupełniających usługę podstawową jaką jest nocleg i powinien być bezpłatny.

9. Potwierdzenie rezerwacji, zlecenie realizacji imprezy, faktura VAT

10. Forma płatności przelew - po otrzymaniu faktury VAT - przez Biuro Podróży "Topturas"

III. Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą gości zagranicznych Biura Podróży "Topturas"

1. Procedura rezerwacji

1. przyjęcie pisma o rezerwację usług hotelarskich
2. sprawdzenie w grafiku możliwości zakwaterowania
3. rezerwacja wstępna w grafiku
4. odpowiedź na pismo potwierdzające rezerwację, ewentualnie prośba o wpłacenie 100 % zaliczki, dołączenie oferty, zlecenie realizacji imprezy
5. wypełnienie formularza rezerwacyjnego
6. wystawienie faktury VAT na zaliczkę w celu przelania kwoty na konto hotelu
7. dokonanie wpisu do księgi meldunkowej i przyporządkowanie osób do poszczególnych pokoi na podstawie przesłanej przez Biuro Podróży "Topturas" listy uczestników imprezy

2. Procedura przyjęcia gości zagranicznych w ilości 50 osób do hotelu

1. serdeczne powitanie pilota oraz gości ( mówimy pierwsi dzień dobry, witamy gości na stojąco, uśmiechamy się)
2. Pytamy o nazwisko, a także czy była dokonana rezerwacja
3. Sprawdzamy rezerwację w grafiku
4. Zgodnie z przesłaną wcześniej listą uczestników imprezy wydajemy gościom klucze do pokoi i karty pobytu
5. Wskazujemy drogę do pokoju i pomagamy przy bagażu, jeśli jest taka potrzeba
6. Wypełniamy kartę meldunkową dla pilota, wydajemy mu klucze i kartę pobytu
7. Informujemy o miejscu tablicy ogłoszeń na której pilot może zamieszczać ważne informacje dla grupy
8. Życzymy miłego pobytu
9. Otwieramy rachunek gości

3. Procedura związana z pobytem Biura Podróży TOPTURAS w hotelu:

1. czynności związane ze sprzątaniem pokoju
2. przekazywanie informacji (telefonicznie, ustnie)
3. przekazywanie korespondencji
4. spełnianie życzeń (np. związanych z obsługą konferencji)
5. udzielanie informacji
6. przygotowanie sali konferencyjnej w dniach 27 - 29.12.2005 r.
7. przygotowanie zestawu II na przerwy kawowe w dniach 27-29.12.2005 r.
8. gromadzenie należności na rachunku każdego gościa
9. ustalenie godziny wyjazdu gości zagranicznych przez pilota z recepcją

4. Procedura związana z wymeldowaniem gości zagranicznych Biura Podróży TOPTURAS

1. Przekazanie obsłudze pięter dokładnych informacji o wyjeździe gości (powinno podać się godzinę)
2. Przekazanie informacji do bagażowego w celu zniesienia do holu walizek gości
3. Sprawdzenie pokoi w obecności pilota grupy
4. Odebranie raportu od służby pięter
5. Powitanie gości i pilota na recepcji
6. Odbiór kluczy od gości
7. Zapytanie gości czy są zadowoleni z pobytu
8. Sprawdzenie czy goście korzystali z dodatkowych usług
9. Podliczenie rachunków
10. Przedstawienie kwoty do akceptacji gości
11. Spełnienie próśb gości: udzielenie informacji, pomoc przy przetransportowaniu bagażu gości do autokaru
12. Pożegnanie gości, wręczenie ofert hotelu i zapraszenie do ponownej wizyty
13. Wystawienie faktury VAT finalnej i przekazanie przedstawicielowi biura

IV. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia obejmuje:

1. zamówienie klienta na usługi hotelarskie
2. potwierdzenie rezerwacji
3. zlecenie realizacji imprezy
4. formularz rezerwacji
5. grafik rezerwacj,
6. lista uczestników imprezy
7. oferta hotelu
8. faktura VAT na zaliczkę
9. rodzaje sal konferencyjnych w hotelu " Marzenie"
10. grafik zajętości sal konferencyjnych  

b. Potwierdzenie rezerwacji dla Biura Podróży TOPTURAS

Mr. Renaldas Rupeika
In your reply we inform that we accept your reservation for 50 people plus pilot and driver in term from 23.12.to 30.12. 2005 r. in 23 double rooms and 6 single rooms ( rooms for pilot and driver are free) also we posses a guarded parking – 200 m from the hotel. We inform that for second 50 people group we reserved initially double rooms in that term in a friendly hotel in the same standard, 100 m from our hotel with a guarded parking too. We accept your proposal about the price. We offer you 92 PLN per night, per one person in both hotels. Ordered night, parking, meeting rooms with coffee break and massages will be counted separately for each group. After taking an invoice we ask about transfer money on given bank account in 14 days. The price doesn’t include climate price in high 1.50 PLN per person for a day. A hotel day begins from 2 p.m. and ends at midday next day. We attach a proposal meeting schedule - cordially commission of realization the event.
We invite and wish good stay.

Sincerely yours
Anna Kowalska

c. Zlecenie realizacji imprezy

3. Grafik rezerwacji
Grafik rezerwacji – grudzień 2005 r.

(Uwaga ! W praktyce hotelarskiej na grafiku zajętości każdy hotel wpisze rezerwację do 30.12. (czyli do ostatniego dnia pobytu grupy), ponieważ w tym dniu hotel jest zobowiązany zapewnić pobyt gościom do godz. 12,00 i zaserwować śniadanie. Natomiast wymogi egzaminacyjne są rozbieżne z praktyką.)

Legenda:
X – zajęty
R – rezerwacja
RT – rezerwacja TOPTURAS

d. Formularz rezerwacji

h. Faktura VAT na zaliczkę - plik pdf - kliknij

V. Procedura przyjęcia uczestników imprezy biura podróży TOPTURAS do hotelu

1. serdeczne powitanie pilota oraz gości ( mówimy pierwsi dzień dobry, witamy gości na stojąco, uśmiechamy się)
2. Pytamy o nazwisko, a także czy była dokonana rezerwacja
3. Sprawdzamy rezerwację w grafiku
4. Zgodnie z przesłaną wcześniej listą uczestników imprezy wydajemy gościom klucze do pokoi i karty pobytu
5. Wskazujemy drogę do pokoju i pomagamy przy bagażu, jeśli jest taka potrzeba
6. Wypełniamy kartę meldunkową dla pilota, wydajemy mu klucze i kartę pobytu
7. Informujemy o miejscu tablicy ogłoszeń na której pilot może zamieszczać ważne informacje dla grupy
8. Życzymy miłego pobytu
9. Otwieramy rachunek gości

VI. Komplet dokumentów związanych z zameldowaniem uczestników imprezy biura podróży TOPTURAS do hotelu obejmuje:

1. kartę meldunkową,

2. kartę pobytu,

3. kartę kontrolną skrytki sejfowej,

4. wypełniony kwit parkingowy,

5. wypełniona księga meldunkowa.

a. Karta meldunkowa

b. Karta pobytu (dla jednej osoby)

Hotel "Marzenie"
Życzy Państwu miłego pobytu

Pan/Pani
Mrs/Mr -----Renaldas Rupeika---------------------------------

Pokój/ Room -----------110 SGL-------------------------------

Cena/ Price ------------92 PLN------------------------------

Od dnia/From ------------23.12--------------------------------

Do dnia/ Until -------------30.12-------------------------------
 

c. Karta Kontrolna Skrytki Sejfowej (dla jednej osoby)

d. kwit parkingowy

e. Księga Meldunkowa (wystarczy wypełnić na potrzeby zadania tylko dla 2 osób)

VII. Procedura związana z wymeldowaniem gości zagranicznych biura podrózy TOPTURAS z Litwy

1. Przekazanie obsłudze pięter dokładnych informacji o wyjeździe gości (powinno podać się godzinę)
2. Przekazanie informacji do bagażowego w celu zniesienia do holu walizek gości
3. Sprawdzenie pokoi w obecności pilota grupy
4. Odebranie raportu od służby pięter
5. Powitanie gości i pilota na recepcji
6. Odbiór kluczy od gości
7. Zapytanie gości czy są zadowoleni z pobytu
8. Sprawdzenie czy goście korzystali z dodatkowych usług
9. Podliczenie rachunków
10. Przedstawienie kwoty do akceptacji gości
11. Spełnienie próśb gości: udzielenie informacji, pomoc przy przetransportowaniu bagażu gości do autokaru
12. Pożegnanie gości, wręczenie ofert hotelu i zapraszenie do ponownej wizyty
13. Wystawienie faktury VAT finalnej i przekazanie przedstawicielowi biura

VIII . Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem pobytu gości w hotelu oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia:

1. dokument zawierający program konferencji

2. Faktura VAT finalna ( przed wystawieniem faktury VAT rozliczamy się z gabinetem odnowy biologicznej, parkingiem, ze służbą pięter)

a. Dokument zawierający program konferencji

VIII. b. Faktura VAT finalna plik pdf - kliknij

Polecenie do powyższego rozwiązania przedstawiamy jeszcze raz, biorąc pod uwagę wymogi komisji egzaminacyjnej odnośnie sprawdzalności takiego ćwiczenia. Musi ono być tak zestandaryzowane aby uczeń nie miał żadnych wątpliwości co do danych zawartych w ćwiczeniu, a ponadto powinno być jasne w ocenie dla egzaminatorów czyli sprawdzalne. W hotelu, w praktyce trzeba niejednokrotnie negocjować i szukać różnych rozwiązań, w przygotowaniu dydaktycznym pewne procedury muszą być klarowne. A więc wychodząc naprzeciw takim oczekiwaniom przygotowaliśmy propozycję zadania ponownie (rozwiązanie jest jedno dla obu propozycji, tak naprawdę zmienia się tylko nieznacznie treść odpowiedzi a należności końcowe pozostają bez zmian). Zarówno zadanie jak i rozwiązanie jest złożone i składa się z wielu elementów i dokumentacji. Na egzaminie propozycje zapewne będą krótsze i mniej skomplikowane. Niemniej jednak poznanie większości dokumentów stosowanych w hotelu pozwala na przećwiczenie różnych założeń, które mogą pojawić się na egzaminie. Życzę powodzenia. Sylwia Oparka

Polecenie do zadania 3

Hotel 3* „Marzenie” w Polanicy Zdroju dostał zamówienie na zarezerwowanie miejsc dla biura podróży "Topturas" z Litwy (zgodnie z zamówieniem - Załącznik nr 1).Termin pobytu rozpoczynał się 23.12 a kończył 30.12.2005 r. W wyznaczonym terminie goście przebywali w hotelu oraz korzystali z usług zgodnie z zamówieniem - załącznik nr 1. W dniu przyjazdu Pan Milan Saranowski skorzystał z sejfu recepcyjnego, składając tam przedmioty wartościowe.
W trakcie pobytu, za zgodą biura podróży wszyscy uczestnicy imprezy skorzystali (każdy gość jeden raz) z jacuzzi i basenu, za powyższe usługi została wystawiona finalna faktura VAT.

Wykorzystaj do sporządzenia całościowej kalkulacji kosztów imprezy (czyli do sporządzenia faktury Proforma) załącznik nr 10 i 15. Prześlij ją razem z potwierdzeniem rezerwacji oraz z propozycją programu konferencji (do której ułożenia wykorzystaj załączniki nr 8, 9 i 12)

Projekt realizacji / zgodnie z postanowieniem CKE w Warszawie/ powinien zawierać:

1. Tytuł pracy
2. Założenia do projektu
3. Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą gości zagranicznych biura podrózy "Topturas" z Litwy
4. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia,
5. Procedura przyjęcia uczestników imprezy biura podróży "Topturas" do hotelu
6. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem gości z Litwy do hotelu i zameldowanie
7. Procedura wymeldowania gości zagranicznych biura podrózy "Topturas" z Litwy z hotelu
8. Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem pobytu gości zagranicznych oraz ze sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług.

Do opracowania projektu realizacji prac wykorzystaj:

• Zamówienie na usługi hotelowe złożone przez gości zagranicznych (zamówienie złożone jest w j.angielskim/niemieckim i w związku z tym potwierdzenie rezerwacji do biura podróży "Topturas" musi być również w j.angielskim/niemieckim, natomiast zlecenie realizacji imprezy, formularz rezerwacji i ofertę hotelu, które są załącznikami do potwierdzenia pozostają w j.polskim)  - Załącznik 1.
• Oferta hotelu „Marzenie” - Załącznik 2.
• Grafik - stan obłożenia hotelu - Załącznik 3.
• Wzór Karty Rezerwacyjnej - Załącznik 4.
• Księga Meldunkowa - Załącznik 5.
• Wzór Karty Meldunkowej (1 egzemplarz)- Załącznik 6.
• Wzór karty Kontrolnej Skrytki Sejfowej (tylko do przyjęcia depozytu) - Załącznik 7.
• Rodzaje sal konferencyjnych w hotelu „ Marzenie” - Załącznik 8.
• Grafik zajętości sal konferencyjnych - Załącznik 9.
• Zlecenie realizacji imprezy - Załącznik 10.
• Lista uczestników imprezy - Załącznik 11.
• Wzór dokumentu zawierającego program konferencji - Załącznik 12.
• Wzór Kwitu Parkingowego - Załącznik 13.
• Wzór Faktury VAT - Załącznik 14.
• Informacja o pobraniu opłaty uzdrowiskowej musi być podana z wyliczeniem należności, natomiast uczeń nie musi wypełniać żadnych dokumentów z tym związanych - Załącznik 15.
• wzór Karty pobytu (1 egzemplarz) - Załącznik 16

Załącznik nr 1

Zamówienie na usługi hotelowe złożone przez gości zagranicznych

Wersja w języku angielskim:

Dear colleagues,
We are tour operator "Topturas" from Lithuania.We are looking for accommodation for our group for period 23.12 - 30.12.2005 We have 1 group ( 50 people) and we need about 25 DBL rooms, can you accommodate our group? We need your offer for our stay but we need also guarded parking for every day of our stay except the 23 rd of December (registration number bus VOLVO LT AN 299).We will need one board room for 3 days – 27, 28 (best time 9 - 12) and 29. 12 (best time 14 -18) with tea and coffee service for 50 people. We would like also following medical services: 2 massages of whole body for all persons. We need also rooms for 2 people: 1 driver and 1 driver – courier for free ( Milan Saranowski i Renaldas Rupeika) Please send me booking confirmation as soon as possible on our e-mail address.My company “Topturas” will cover all of the expenses via bank account transfer in advance, so please attach you bank account data SWIFT code and IABN number.We looking stay only with BB basis.
Best regards,
Senior manager
Renaldas Rupeika
e-mail: topturas@tour.com.lt

Wersja w języku niemieckim:

Wir sind das Reisebüro "Eden" aus Deutschland und wir suchen Übernachtung für unsere Gruppe von 23.12.2006 bis 30.12.2006. Wir haben 1 Gruppe (50 Personen) und wir brauchen 25 Doppelzimmer. Haben Sie Möglichkeit eine gruppe übernachten? Wir brauchen Ihre Angebot für unsere Aufenthalt und wir brauchen noch bewachtet Parktplatz für jeder Tag ausser 23.12.2006 (Autonummer DE RE1234).
Wir wollen auch eine Beratungssaal fur 3 Tage-27; 28 (am besten von 9 bis 12 Uhr) und 29 (am besten von 14 bis 18 Uhr) mit Kaffee und Tee für 50 Personen. Wir möchten noch 2 Körpermassage für jede Person. Wir brauchen noch 2 Zimmer für Fahrer ( Milan Saranowski) und Reiseleiter (Renaldas Rupeika) gratis.
Senden Sie mir bitte Buchungsbestätigung so schnell wie möglich auf unsere e-mail Adresse. Meine Reisebüro vorauszahlt für alles mit Transfer also senden Sie noch SWIFT und IBAN Nummer. Wir suchen Übernachtung für BB standard.
Schone Grüsse
Brunchilda Stein
e-mail: toptur@tour.de

Załącznik nr 2

Oferta hotelu „Marzenie”

Hotel "MARZENIE" ***
ul. Słoneczna 1, 57-300 Polanica Zdrój
tel. +48 74/ 54 422 20-21, fax +48 74/ 54 422 05
hotel@marzenie.info.pl
NIP 891-250-33-01
Konto bankowe: 15 1020 1156 1914 0176 0021 10111
swift code: BPKOPLPW
IBAN: PL 15 1020 1156 1914 0176 0021 10111

Hotel „Marzenie” położony jest w centrum Polanicy Zdroju, 200 metrów od Parku Zdrojowego. Zaprasza swoich gości przez cały rok, oferując znakomitą kuchnię i wysoki standard świadczonych usług.
Do dyspozycji gości : apartamenty, pokoje 1-osobowe, 2-osobowe, wszystkie posiadają łazienkę, radio, TV sat, telefon i lodówkę.
Na miejscu są 3 sale konferencyjne (mieszczące od 25 do 120 osób) wyposażone w profesjonalny sprzęt audiowizualny, centrum odnowy biologicznej, restauracja, cukiernia oraz letnia kawiarnia.
Hotel dostosowany jest do przyjmowania osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich.
Honorujemy karty płatnicze: VISA- Elektron, VISA, MasterCard.
Opłata klimatyczna jest pobierana na miejscu - 1,50 zł od osoby, naliczana za każdy dzień pobytu.

Doba hotelowa rozpoczyna się o godz. 14.00 i kończy o godzinie 12.00 dnia następnego.

Cennik usług hotelu :
Noclegi ze śniadaniem

Dla celów zadania, do rozliczeń należy przyjąć średni kurs euro NBP z dnia 16.11.2005 r. - gdzie 1 EUR =4 zł
(Tabela Kursów nr 42/A/2005 r.)

Dopłata za obiad - 25 PLN, kolację - 15 PLN.
Parking zlokalizowany jest 200 m od hotelu.
Parking - 1 doba:
  1. sam.osobowy - 12 PLN
  2. autobus -  18 PLN.

Usługi hoteli i innych obiektów noclegowych oraz usługi gastronomiczne opodatkowane są stawką 7% stawką podatku VAT.
PKWiU dla usług hotelarskich - 55.11
Sprzedaż kawy i herbaty (wraz z dodatkami), napojów bezalkoholowych gazowanych, wód mineralnych,  jest opodatkowana stawką 22 %. Także usługi parkingowe są opodatkowane stawką 22 %. Przy stawce 22 % nie jesteśmy zobowiązani podawać PKWiU.

Usługi dodatkowe:
1. Masaż całkowity - 80 PLN/od 1 osoby
2. Masaż częściowy - 18 PLN/od 1 osoby
3. Masaż kręgosłupa - 25 PLN/od 1 osoby
4. Jacuzzi - 24 PLN/od 1 osoby
5. Basen ( 25 x 12,5 ) - dla gości hotelowych bezpłatny
 

Załącznik nr 3

Grafik rezerwacji - grudzień 2005 r.

Legenda:
X - zajęty
R - rezerwacja

Załącznik nr 4

Wzór Karty Rezerwacyjnej

Załącznik nr 5

Księga Meldunkowa (wystarczy wypełnić na potrzeby zadania tylko dla Pana Milana Saranowskiego i Pana Renaldasa Rupeiki)

Załącznik nr 6

Karta meldunkowa (wystarczy wypełnić na potrzeby zadania tylko dla pilota)

Załącznik nr 7

Wzór Karty Kontrolnej Skrytki Sejfowej (tylko do przyjęcia depozytu)

Załącznik nr 8

Rodzaje sal konferencyjnych hotelu "Marzenie"

Cena sali na parterze wynosi 500 zł/dzień. Cena sali na I i II piętrze wynosi 400 zł/dzień.

Ceny sal obejmują następujące wyposażenie:

W ramach przerwy kawowej proponujemy (do wyboru) II zestawy:

Cena każdego zestawu jest liczona dla jednej osoby.

Załącznik Nr 9

Grafik zajętości sal konferencyjnych

X - zajęte
A - w godz. od.9.00 do 13.00
B -  w godz. od 14.00 do 18.00
 

Załącznik Nr 10

Zlecenie realizacji imprezy

Załącznik Nr 11

Lista uczestników imprezy (skrócona dla potrzeb zadania)

Załącznik Nr 12

Wzór dokumentu zawierającego program konferencji

Załącznik Nr 13

Wzór kwitu parkingowego

Załącznik Nr 14

Wzór faktury - plik pdf - kliknij

Załącznik Nr 15
Opłata klimatyczna
Na kwotę ... zł (opłata klimatyczna), którą odprowadzamy do Urzędu Miasta wypełniamy stosowny druk. Jest to wydany przez Urząd Miasta w Polanicy Zdroju druk ścisłego zarachowania zwany Kwitariusz przychodowy. Kwestionariusz zawiera ponumerowane kartki. Dla jednej wpłaty wypełniamy 3 kartki (oryginał + 2 kopie , z których - pierwsza jest dla gościa, druga dla hotelu, a trzecia dla urzędu miasta. W druku wpisujemy imię i nazwisko oraz adres gościa w jednej rubryce, w drugiej ilość dni i ilość osób a w ostatniej - kwotę razem. Na druku już widnieje w odpowiedniej rubryce treść - opłata uzdrowiskowa. Na początku następnego miesiąca wszystkie przez ubiegły miesiąc dokonane wpłaty przekazujemy na konto bankowe Urzędu Miasta.

Załącznik 16

Karta pobytu

Hotel „ Marzenie”
Życzy Państwu miłego pobytu

Pan/Pani
Mrs/Mr ------------------------------------------------

Pokój/ Room ------------------------------------------

Cena/ Price -------------------------------------------

Od dnia/From --------------------------------------------

Do dnia/ Until --------------------------------------------
 

[hotelarze.pl -  26.04.2006, rozw. - 19.02.2007]

Copyright © 2000-2008 Hotelarze.pl | Dodaj do Ulubionych | Redakcja | e-mail: redakcja@hotelarze.pl