Hotelarstwo naukowo

czyli jak pomóc przyszłym hotelarzom zdać praktyczny egzamin
z przygotowania zawodowego

Hotele sieciowe posiadają własne klasyfikacje VIP-a, wg jednych są trzy rodzaje np. Orbis/Accor, według innych aż osiem, np. Holiday Inn.
Poniższe zadanie jest przygotowane dla VIP-a typu : "Ważni goście" to też osoby zajmujące apartamenty, dyrektorzy konkurencyjnych hoteli, przedstawiciele linii lotniczych, szefowie firm współpracujących z hotelem, klienci obchodzący urodziny i nowożeńcy, pracownicy i bliscy współpracownicy danej sieci hotelu, itp.

Zadanie Nr 6

Zadanie konkursowe na szkoleniu dla nauczycieli szkół hotelarskich 23-26.10.2008 r. Gdańsk

Rozwiązanie zwyciężczyni konkursu Pani Joanny Szymańskiej-Cybulskiej prezentujemy poniżej

I. Tytuł pracy

Projekt realizacji prac związanych z kompleksową obsługą VIPa Pana Jana Kowalskiego – Dyrektora Hotelu Sofitel Victoria w Hotelu Piast w Gdańsku w terminie 23-26.10.2008, wraz ze sporządzeniem dokumentów.

II. Założenia, czyli dane niezbędne do rozwiązania zadania

1. Dane identyfikacyjne hotelu : Hotel Piast ul. Spadzista 7 58-760 Gdańsk Tel. +48 58 558 91 00, nr konta: Bank Handlowy w Warszawie S.A.
   Gdańsk PL 10103015080000000503361019

2. Dane identyfikacyjne składającego zamówienie:
   Sekretariat Główny
   Pani Zofia Nowak
   Hotel Sofitel Viktoria
   ul. Zamojska 2
   00-920 Warszawa

3. Dane gościa hotelowego: VIP: Jan Kowalski – Dyrektor Hotelu Sofitel Victoria

4. Termin pobytu : 23 -26.10.2008 

5. Środek transportu: przylot 23.10.2008 samolotem Lot 345/ 98 o godz. 14:00 na „Lech Wałęsa Airport ” - Gdańsk, odlot 26.10.2008 samolotem o godz. 20:30 z „Lech Wałęsa Airport’’ - Gdańsk

6. Informacje o pobycie i zamawianych usługach:
   - apartament - 3 doby (23-26.10.2008- wydłużony pobyt dnia -26.10.2008 z powodu późniejszego odlotu)
   - śniadanie - 3 szt. (24-26.10.2008)
   - obiad - 3 szt. (24-26.10.2008)
   - kolacja – 3 szt. (23.-25.10.2008)
   *pierwszy posiłek – kolacja w dniu przyjazdu (23.10.2008) ostatni posiłek - obiad w dniu odjazdu 26.10.2008

7. Oferta zamawianych usług:
   Apartament 570 zł / doba - VIP - 285 zł/doba
   Śniadanie 17,00 zł / szt. - VIP - 8,50 zł/szt.
   Obiad 65 zł / szt.  - VIP 32,50 zł/szt.
   Kolacja 50 zł / szt. - VIP - 25 zł/szt.
   • Usługi transportowe – przywożenie i odwożenie gości na lotnisko:
   - w dniu powszednie 70 zł/ szt.
   - w niedzielę święta 80 zł/ szt.
   * Goście VIP w Hotelu Piast płacą 50% za usługi noclegowe i gastronomiczne.

8. Forma płatności: płatne przelewem po otrzymaniu faktury

III. Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą obsługą gościa VIP

1. Czynności recepcjonisty związane z przyjęciem zamówienia gościa VIP

• Sprawdzenie obłożenia w grafiku rezerwacji.
• Wpisanie rezerwacji w grafik z zaznaczeniem VIP.
• Wypełnienie formularza rezerwacji.
• Sporządzenie i wysłanie kosztorysu do Pani Zofii Nowak do Sekretariatu Głównego Hotelu Sofitel Victoria.
• Przygotowanie wstępnej rezerwacji gościa (z zaznaczeniem w programie komputerowym rodzaj VIP –a) oraz przygotowanie ekspresowego meldunku
• Poinformowanie pracowników Hotelu Piast o przyjeździe gościa VIP (m.in. wydanie dyspozycji związanych z obsługą gościa do działu gastronomicznego służby pięter i kierownika recepcji)
•  Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację działań związanych z kompleksową obsługą bardzo ważnego gościa (m.in. dostarczenie do pokoju gościa powitalnego listu, butelki białego wina lub kosza z owocami, sprawdzenie pokoju gościa tuż przed jego przybyciem, odebranie gościa z lotniska, zlecenie odwiezienie gościa na lotnisko, spełnienie innych życzeń gościa, itp...)

2. Czynności hotelu związane z powitaniem gościa VIP

• Umieszczenie w apartamencie gościa listu powitalnego, butelki białego wina lub kosza z owocami.
• Przywitanie gościa przez dyrektora Hotelu Piast lub osobę przez niego upoważnioną i wręczenie klucza do pokoju karty pobytowej
• Odprowadzenie gościa do pokoju i życzenie miłego pobytu.
• Dostarczenie bagażu gościa do pokoju w ciągu 10 minut od przyjazdu gościa.

3. Czynności związane z pobytem gościa VIP w hotelu

• Działania hotelu związane z realizacją zamówienia
• Działania nie objęte zamówieniem polegające na spełnianiu indywidualnych życzeń gościa.

4. Czynności hotelu związane z wymeldowaniem gościa VIP

• Odebranie od gościa klucza do pokoju
• Dostarczenie bagażu gościa z pokoju do środka transportu
• Odprowadzenie gościa do samochodu odwożącego go na lotnisko, pożegnanie i odwiezienie na lotnisko

IV. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia

1. Zamówienie klienta na usługi hotelarskie.
2. Grafik rezerwacji hotelu.
3. Oferta Hotelu
4. Formularz rezerwacji
5. Potwierdzenie rezerwacji
6. Kosztorys
7. List powitalny

V. Procedura przyjęcia gościa VIP w hotelu Piast (check-in)

1. Uprzejme powitanie gościa VIP przez Dyrektora hotelu lub osobę przez niego upoważnioną
2. Potwierdzenie rezerwacji gościa VIP
3. Potwierdzenie wcześniejszego zameldowania gościa VIP
4. Przekazanie informacji o usługach hotelu i gastronomii.
5. Wydanie gościowi kluczy i karty pobytu.
6. Odprowadzenie gościa do pokoju oraz zlecenie odniesienia bagażu gościa do pokoju (odniesienie bagażu przez bagażowego)
7. Życzenie gościowi miłego pobytu.

VI. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem gościa VIP do hotelu.

1. Karta pobytu
2. Karta meldunkowa

VII. Procedura wymeldowania gościa VIP w Hotelu Piast (check-out)
Każdy VIP jest uprawniony do późniejszego wymeldowania się bez dodatkowego informowania i bezkosztowo.

1. Uprzejme powitanie gościa VIP,
2. Zapytanie gościa VIP, czy jest zadowolony z pobytu w hotelu.
3. Ustalenie zakresu płatnych usług, z których gość VIP korzystał
4. Rozliczenie usług dla gościa VIP osobno (bez dokonywania akceptacji rachunku przez gościa VIP)
5. Odebranie od gościa VIP kluczy.
6. Odprowadzenie gościa VIP do samochodu odwożącego go na lotnisko oraz zlecenie odniesienia bagażu gościa do samochodu (odniesienie bagażu przez bagażowego)
7. Pożegnanie gościa VIP i zaproszenie do ponownego odwiedzenia hotelu.
8. Odwiezienie gościa VIP na lotnisko
9. Wystawienie faktury VAT i wysłanie w ciągu kilku dni do Pani Zofii Nowak

VIII. Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem pobytu gości w hotelu oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia.

1. Faktura VAT

Z 10 dokumentów prezentujemy 3 przykładowo wypełnione przez zwyciężczynię.

Formularz rezerwacji pobytu gościa VIP w Hotelu Piast w Gdańsku

Termin pobytu: 23.26.10.2008
Ilość osób: 1
Firma zamawiająca: Sekretariat Główny – Pani Zofia Nowak Hotel Sofitel Victoria ul. Zamojska 2 00-920 Warszawa
Dane gościa : Jan Kowalski – Dyrektor Hotelu Sofitel Victoria

Zamawiane usługi :
Apartament: 23.26.10.2008 – 3 doby – pobyt w dniu 26.10.2008 wydłużony z powodu późnego odlotu samolotu
• Śniadanie: 3 szt. 24-26.10.2008
• Obiad: 3 szt. 24-26.10.2008
• Kolacja: 3 szt. 23-25. 10.2008
Odebranie gościa z lotniska – 23.10.2008- przylot samolotu LOT 345/98 o godz. 14 na lotnisko w Gdańsku
Odwiezienie gościa na lotnisko – 26.10.2008- odlot samolotu LOT 345/98 o godz. 20.30 z lotniska w Gdańsku
Forma płatności – przelew po otrzymaniu faktury

Kosztorys pobytu gościa VIP Pana Jana Kowalskiego w Hotelu Novotel Marina

ŁĄCZNY KOSZT POBYTU: 1 203  PLN brutto

List powitalny

Szanowny Pan Jan Kowalski

Jesteśmy zaszczyceni mogąc powitać Pana w Hotelu Piast w Gdańsku.
Dołożymy wszelkich starań aby pobyt w naszym hotelu pozostał dla Pana miłym wspomnieniem.
Podczas całego pobytu jesteśmy do Pańskiej dyspozycji i postaramy się sprostać wszelkim oczekiwaniom. Swoim gościom oferujemy doskonale wyposażone Centrum Rekreacji z basenem, sauną, solarium i mini siłownia, możliwość wypożyczenia roweru oraz zwiedzanie okolicy lub skorzystanie z kącika internetowego i atrakcji „Orbis Casino”. Nasza restauracja „The Garden Brassene” oferuje tradycyjne i wyszukane dania gwarantując kuchnie w doskonałym smaku, która z pewnością zadowoli każdego.
Mamy nadzieję, że zechce Pan skorzystać z usług naszego hotelu .

Dyrektor
Hotelu Piast

[hotelarze.pl - 14.03.2009]

Copyright © 2000-2008 Hotelarze.pl | Dodaj do Ulubionych | Redakcja | e-mail: redakcja@hotelarze.pl